१.२.३ प्रतिवेदन लेखन- परिचय,तयार पार्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरु र प्रकार
१. प्रतिवेदन लेखन भनेको के हो ? यसका प्रकार उल्लेख गर्नुहोस् ।
तथ्या‌ङ्क वा जानकारीको लिखित प्रस्तुतिः प्रतिवेदन लेखन
कुनै पनि कार्य, विषय, समस्या, घटनाको सत्यपरक खोज र जानकारी प्रस्तुत गर्ने मार्ग चित्र तयार गर्ने कार्य नै प्रतिवेदन लेखन हो।
अनुसन्धानमा आधारित रहेर कुनै विषयमा प्राप्त निष्कर्षलाई समर्थनको लागि तथ्य, चार्ट र ग्राफको मार्फत विस्तृत रुपमा लिखित रुपमा गरेको प्रस्तुती प्रतिवेदन लेखन हो। यो औपचारिक दस्तावेज हो ।
प्रतिवेदन लेखनका प्रकार
• कार्यका आधारमा: निरीक्षण प्रतिवेदन, अध्ययन प्रतिवेदन र आवधिक प्रतिवेदनमा विभाजन गर्न सकिन्छ ।
• प्रकृतिको आधारमाः शैक्षिक प्रतिवेदन, अनुसन्धान प्रतिवेदन, आर्थिक प्रतिवेदन तथा कानूनी प्रतिवेदनमा विभाजन गरिन्छ ।
• ढाँचाको आधारमाः विश्लेषणात्मक प्रतिवेदन, तुलनात्मक प्रतिवेदन तथा विवरणात्मक प्रतिवेदनमा विभाजन गरिन्छ ।
• समयको आधारमाः भूतकालीन, समकालीन तथा अनुमानित प्रतिवेदनमा विभाजन गरिन्छ ।
• उपयोगिताको आधारमाः प्रगति प्रतिवेदन, मूल्याङ्कन प्रतिवेदन र परीक्षण प्रतिवेदनमा विभाजन गरिन्छ ।
• अवधिका आधारमाः दैनिक प्रतिवेदन, पाक्षिक प्रतिवेदन, मासिक प्रतिवेदन, त्रैमासिक प्रतिवेदन, चौमासिक प्रतिवेदन, अर्थवार्षिक प्रतिवेदन, वार्षिक प्रतिवेदनमा विभाजन गरिन्छ।
अन्त्यमा प्रतिवेदनलाई निरीक्षण प्रतिवेदन, अध्ययन प्रतिवेदन र आवधिक प्रतिवेदनका अलावा उल्लेखित आधारमा पनि विभाजन गर्न सकिन्छ।
२. प्रतिवेदन लेखनको आवश्यकता र महत्त्व उल्लेख गर्नुहोस् ।
तथ्या‌ङ्क वा जानकारीको लिखित प्रस्तुतिः प्रतिवेदन लेखन
कुनै पनि कार्य, विषय, समस्या, घटनाको सत्यपरक खोज र जानकारी प्रस्तुत गर्ने मार्गचित्र तयार गर्ने कार्य प्रतिवेदन लेखन हो।
प्रतिवेदन/प्रतिवेदन लेखनको आवश्यकता
• निर्णयको लागि आधार तयार गर्न,
• घटना तथ्याङ्कको सूचना विश्लेषण गर्न,
• संगठनको प्रगतिको मूल्याकनको आधार तयार गर्न,
• खोजेको बेला सूचना तथ्याङ्क उपलब्ध गराउन,
• व्यावसायिक सुधार गर्न,
• व्यवस्थापनलाई निर्णय तथा कार्य गर्न सजिलो बनाउन
• जटिल स्थितिलाई संगठनको वहसमा राख्न,
• अध्ययन अनुसन्धानलाई निष्कर्षमा पुऱ्याउन,
• सत्य तथ्य सूचना सञ्चार गर्न,
• नियन्त्रण र समन्वय कायम गर्न,
• कार्यसम्पादन मूल्याङ्कनको आधार तयार गर्न
• उपलब्धिको एकीन गर्न।
यसरी कुनै घटना वा तथ्यको बारेमा जानकारी दिन प्रतिवेदन तयार गरिन्छ ।
३. प्रतिवेदन लेखन प्रक्रिया उल्लेख गर्नुहोस् ।
तथ्या‌ङ्क वा जानकारीको लिखित प्रस्तुतिः प्रतिवेदन लेखन
कुनै पनि कार्य, विषय, समस्या, घटनाको सत्यपरक खोज र जानकारी प्रस्तुत गर्ने मार्गचित्र तयार गर्ने कार्य प्रतिवेदन लेखन हो।
प्रतिवेदन लेखन प्रक्रिया
• उपयुक्त शीर्षक चयन गर्ने,
• सबै सूचना जानकारी एकीकृत गर्ने,
• प्रतिवेदनका अवयवहरू एकीन गर्ने,
• मस्यौदा बनाउने,
• मस्यौदा उपर छलफल गर्ने,
• सिलसिला मिलाउने,
• तथ्य तथ्याङ्कको प्रयोग गर्ने,
• उद्देश्य र उपलब्धी बिच तालमेल मिलाउने,
• आवश्यकता अनुसार सन्दर्भ सामग्रीको प्रयोग गर्ने,
• प्रतिवेदकको नाम ठेगाना उल्लेख गर्ने।
अत, उल्लेखित प्रक्रियालाई अवलम्बन गर्दै तयार गरिएको प्रतिवेदन तथ्यमा आधारित तथा प्रभावकारी हुने देखिन्छ।
४. असल प्रतिवेदनका विशेषताहरू के के हुन् ? लेख्नुहोस् ।
तथ्या‌ङ्क वा जानकारीको लिखित प्रस्तुतिः प्रतिवेदन लेखन
कुनै पनि कार्य, विषय, समस्या, घटनाको सत्यपरक खोज र जानकारी प्रस्तुत गर्ने मार्गचित्र तयार गर्ने कार्य प्रतिवेदन लेखन हो।
असल प्रतिवेदनका विशेषताहरू
यथार्थता : प्रतिवेदन परिस्थितिको माग र निश्चित आवश्यकता पूर्तिका लागि उपयोगी हुन्छ।
तथ्यपरकताः अध्ययन तथा निरीक्षणबाट प्राप्त तथ्यहरू प्रस्तुत गरिए‌को हुन्छ ।
संरचनाः यसमा परिचय खण्ड, छलफल र विवरण, निष्कर्ष र सुझावका क्रममा प्रतिवेदनको संरचना निर्माण भएको हुन्छ।
सरलताः यसमा सरल भाषाको प्रयोग गरिएको हुन्छ।
वस्तुपरकता वस्तुपरक शैलीमा प्रस्तुत गरिन्छ।
सरलता : सरल भाषाको प्रयोग र नबुझिने दोहोरो अर्थ नलाग्ने
स्पष्टता : सामान्य खालका शब्दहरूको प्रयोग गरी भन्न खोजेको कुरा स्पष्ट भएको।
संक्षिप्तता : छोटो तथा महत्त्वपूर्ण कुराहरू नछुटेको,
मौलिकताः नक्कल भन्दा आफ्नोपन व्यवहारिक शब्दको प्रयोग भएको,
वास्तविकता झल्किने एवं कार्यान्वयनयोग्य भएको,
पूर्णताः प्रभावकारिता, समय र परिस्थितिलाई समेट्‌ने प्रसंङसग सम्बन्धित भएको,
शुद्धताः भाषागत शुद्धता स्पष्ट तथा शुद्ध भएको,
आकर्षक : टिप्पणी लेख्ने शैली तथा भाषामा आकर्षण हुनु पर्दछ।
सान्दर्भिकताः पत्र समय सान्दर्भिक हुनुपर्दछ ।
शीर्षक तथा उपशीर्षक अनिवार्य रूपमा राखिने, ।
यसलाई प्राविधिक प्रकृतिको रचना मानिन्छ ।
प्रस्तोताको नाम राखिएको हुने।
अत, उल्लेखित विशेषतालाई अवलम्बन गर्दै तयार गरिएको प्रतिवेदन तथ्यमा आधारित तथा प्रभावकारी हुन्छ ।
५. प्रतिवेदन लेखन (Report Writing) का अवयवहरू (Components) उल्लेख गर्नुहोस् ।
तथ्या‌ङ्क वा जानकारीको लिखित प्रस्तुतिः प्रतिवेदन लेखन
कुनै पनि कार्य, विषय, समस्या, घटनाको सत्यपरक खोज र जानकारी प्रस्तुत गर्ने मार्गचित्र तयार गर्ने कार्य प्रतिवेदन लेखन हो।
प्रतिवेदनका भाग/खण्डहरु/अवयवहरु
क) अग्रभाग
o आवरण पेज,
o प्राक्कथन,
o शीर्षक पृष्ठ,
o चार्ट/चित्र सूची,
o शब्दावली,
o विषय सूची,
o तालिका सूची,
ख) मध्य भाग
o परिचय,विषय प्रवेश र पृठभूमि
• समस्या,
• उद्देश्य,
• अपेक्षित उपलब्धी
• अध्ययन विधि
• सिमा
o सहित्यिक पुनरावलोकन
o तथ्याङ्क विश्लेषण,
o विधि
o नतिजा
o निष्कर्ष तथा सुझाव
ग) अन्तिम पृष्ठ भाग
• अनुसूचिहरू
• सन्दर्भ सामग्री।
असल प्रतिवेदनमा अग्रभाग, मध्य र अन्तिम भागको तार्किक संयोजन गरिएको हुन्छ ।