تصور کنید مدت زیادی روی یک اسپردشیت کار کرده‌اید و اصلاً دوست ندارید کسی در آن دخالت کرده و آن را خراب کند. خوشبختانه ابزارهای کاملاً خوبی برای حفاظت از فایل های اکسل در برابر ویرایش افراد مختلف در سطوح مختلف شامل ورک‌بوک، ورک‌شیت و حتی سلول ارائه شده است.
حفاظت از فایل های اکسل در برابر ویرایش
حفاظت در اکسل بر مبنای رمز عبور است و در سه سطح مختلف اجرا می‌شود که در ادامه توضیح داده‌ایم:
ورک‌بوک: چندین گزینه برای حفاظت از ورک‌بوک (Workbook) وجود دارد. شما می‌توانید آن را با یک رمز عبور، رمزنگاری کنید تا افرادی که می‌توانند آن را باز کنند را محدود سازید. شما می‌توانید فایل را به صورت پیش‌فرض به صورت فقط-خواندنی دربیاورید تا افراد نتوانند آن را ویرایش کنند. همچنین می‌توانید ساختار ورک‌بوک را طوری حفاظت کنید که هر کسی بتواند آن را باز کند؛ اما برای تغییر، تغییر نام، حذف یا ایجاد ورک‌شیت‌های جدید به رمز عبور نیاز داشته باشد.
حفاظت از کل یک ورک‌بوک در برابر ویرایش
زمانی که می‌خواهیم کل یک ورک‌بوک اکسل را مورد حفاظت قرار دهیم، می‌توانیم آن را با یک رمز عبور حفاظت کنیم و آن را به حالت صرفاً-خواندنی دربیاوریم یا صرفاً ساختار یک ورک‌بوک را مورد حفاظت قرار دهیم.
محافظت از یک ورک‌بوک با رمز عبور
برای رسیدن به بهترین سطح از حفاظت می‌توانید فایل را با یک رمز عبور حفاظت کنید. هر زمان که فردی تلاش کند تا سند را باز کند، اکسل هشدار می‌دهد که ابتدا باید رمز عبور را وارد کند.
برای تنظیم این حفاظت فایل اکسل خود را باز کنید و به منوی File بروید. به طور پیش‌فرض دسته‌بندی Info را مشاهده می‌کنید. روی دکمه «Protect Workbook» کلیک کنید و سپس گزینه «Encrypt with Password» را از منوی بازشدنی انتخاب کنید.