La normativa richiede, ai conducenti professionali, l'obbligo di documentare le 24 ore di attività di ogni giornata all'interno della memoria della propria carta tachigrafica.
Quando si è sul veicolo, si ha l'obbligo di tenere inserita nel tachigrafo la propria smartcard e, di conseguenza, le attività vengono registrate in automatico.
Dal momento in cui viene estratta la carta conducente dal tachigrafo (per una pausa o per un riposo), nella smartcard non verrà registrata più alcuna attività dal tachigrafo.
Non appena il conducente inserirà nuovamente la propria carta nel tachigrafo di un veicolo, dovrà dichiarare e memorizzare le attività svolte (es. "Riposo") dal momento dell'estrazione al momento del reinserimento della smartcard nel tachigrafo.
L'operazione di "memorizzazione manuale delle attività" viene suggerita in automatico dal tachigrafo non appena viene inserita la carta.
Il conducente ha a disposizione 1 minuto di tempo per premere il tasto "OK" nel tachigrafo e confermare la volontà di memorizzare manualmente le attività.