De Stichting organiseert het KinderBeestFeest samen met Natura Artis Magistra en diverse Hulpdiensten zoals de Politie, Brandweer, Ambulancedienst, Marine, Douane, Koninklijke Marechaussee, KNRM, Reddingbrigade en Rode Kruis die hier vrijwillig aan meewerken. Natura Artis Magistra stelt haar tuin voor deze speciale avond gratis open. De Gemeente Amsterdam heeft een ondersteunende taak.
Om mee te kunnen doen met dit evenement werkt de Stichting nauw samen met diverse instellingen in Noord-Holland en Flevoland. Die instellingen nodigen de kinderen uit. Het is dus niet mogelijk om individueel via Stichting KinderBeestFeest of enig andere manier je aan te melden voor een entreebewijs voor het KinderBeestFeest.
De uitgenodigde kinderen in de leeftijd tot en met 16 jaar, de VIC's, oftewel, Very Special Children krijgen een speciaal toegangspolsbandje via hun instelling toegestuurd. Deze is alleen geldig tijdens de het KinderBeestFeest.